INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES – CAPTATIONS PHOTO/VIDÉO LORS DE L’ÉVÉNEMENT PRIVÉ LOVRÉN IN THE CITY
(art. 13 Règlement UE 2016/679 – RGPD)
1. Responsable du traitement
Clinicalfarma S.r.l. – TVA IT02477590992
Siège social : Via Sant’Ilario 32 A/2 – 16167 Gênes (GE)
2. Données traitées
Images et vidéos pouvant représenter les participants à l’événement (principalement plans d’ensemble et de groupe ; éventuels clichés des installations et moments de l’événement).
3. Finalités
a) Documentation et reporting interne de l’événement (archivage et rapports).
b) Communication corporate de l’initiative (publication de contenus relatifs à l’événement sur les canaux officiels de la Société : site web, réseaux sociaux de l’entreprise et supports d’information/corporate).
Note de clarification : les captations peuvent être effectuées durant l’événement ; seule une sélection ultérieure pourra être utilisée à des fins de communication.
4. Base juridique
Le traitement des données personnelles est basé sur l’intérêt légitime de la Société conformément à l’art. 6, paragraphe 1, lettre f) RGPD, consistant en la documentation et la communication de ses initiatives institutionnelles et de communication corporate, y compris via des images de l’événement. Ce traitement est réalisé de manière proportionnée et minimisée, en utilisant des images de contexte, sans focalisation sur les participants individuels, dans un cadre où les intéressés peuvent raisonnablement s’attendre à une documentation visuelle, et dans le respect de leurs droits et libertés fondamentaux.
5. Modalités de traitement et mesures de minimisation
La Société adopte des précautions organisationnelles et techniques pour réduire l’impact sur les intéressés, notamment :
-
préférence pour des plans d’ensemble et de groupe ;
-
éviter, dans la mesure du possible, les gros plans identifiables ;
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attention à ne pas associer les images à des informations particulières (art. 9 RGPD) ou à des situations potentiellement préjudiciables ;
-
signalisation sur place : possibilité pour les participants de manifester au personnel qu’ils ne souhaitent pas apparaître dans des images reconnaissables ;
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sélection éditoriale avant toute publication, avec exclusion des contenus non conformes aux présentes règles et des personnes ayant exprimé une opposition ou un refus (si identifiables) ;
-
mesures spécifiques pour les mineurs : la Société évite les captures reconnaissables ; si elles sont présentes de manière accidentelle, les contenus ne sont pas utilisés pour publication et/ou des mesures de floutage sont appliquées.
6. Destinataires des données
Les données peuvent être traitées par :
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personnel interne autorisé ;
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fournisseurs effectuant des services photo/vidéo, post-production, gestion de contenus et communication digitale, désignés comme responsables du traitement conformément à l’art. 28 RGPD ;
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plateformes sociales (ex. Meta, LinkedIn, etc.), qui agissent en tant que responsables autonomes pour les traitements liés au fonctionnement de leurs plateformes respectives.
7. Transferts hors UE
La publication sur des plateformes sociales peut entraîner des transferts vers des pays hors UE, selon les mécanismes prévus par les plateformes (ex. Clauses Contractuelles Types ou autres instruments applicables). Des informations supplémentaires sont disponibles dans les politiques de confidentialité des plateformes.
8. Conservation
Les images/vidéos sont conservées :
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à des fins de communication corporate : pour une durée maximale de 24 mois à compter de la date de l’événement ;
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pour archivage/documentation interne : pour une durée maximale de 24 mois, sauf nécessité de conservation prolongée pour protection en cas de contestations et/ou obligations légales.
9. Droits des personnes concernées et opposition (art. 21 RGPD)
Les intéressés peuvent exercer leurs droits tels que prévus aux articles 15 à 22 RGPD.
En particulier, ils peuvent s’opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime (art. 21 RGPD) pour des motifs liés à leur situation particulière.
Les droits peuvent être exercés par l’envoi d’une communication détaillée à l’adresse : info@clinicalfarma.it
La Société prendra en charge la demande et, dans la mesure du possible techniquement et organisationnellement, adoptera des mesures cohérentes (ex. exclusion de la sélection, non-publication, suppression des contenus sur les canaux sous contrôle du Responsable).
10. Utilisation de l’image (art. 10 c.c. – arts. 96–97 l.d.a.)
L’utilisation éventuelle de l’image se fait dans des contextes cohérents avec l’événement et non préjudiciables à l’honneur, à la réputation ou au décorum de l’intéressé. En cas de signalements ou de demandes motivées, la Société évaluera les mesures d’exclusion/suppression sur les canaux sous son contrôle, dans les limites techniques.
11. Comment signaler « je ne veux pas apparaître »
Pendant l’événement : s’adresser au personnel.
Sinon : écrire à privacy@clinicalfarma.it
Le signalement sera pris en compte tant au moment des captations (dans la mesure du possible) qu’au moment de la sélection/publication (exclusion des contenus identifiables).